Hướng dẫn tạo và phát bản tin khẩn cấp trong vài phút
Trả lời nhanh
Khi có bão lũ, cháy hay sự cố, cán bộ bấm PHÁT KHẨN CẤP, chọn loại tin, nhập vài câu nội dung hoặc tải công văn, chọn phát lặp rồi bấm Tạo bản tin khẩn. AI viết bản tin khoảng 90 giây, dựng giọng đọc ngay, không trừ phút, và gửi duyệt gấp tới tất cả người duyệt. Được duyệt, máy phát tại đài phát chuông báo, phát bản tin và lặp đến giờ đã đặt.
Ý chính
- Bản tin khẩn được AI viết ngắn, khoảng 90 giây, và dựng giọng đọc ngay, không trừ phút của gói.
- Bản tin khẩn vẫn phải được duyệt; yêu cầu duyệt gấp đi tới tất cả người duyệt cùng lúc.
- Màn chờ duyệt hiện tên và số điện thoại người duyệt kèm nút Gọi ngay.
- Máy phát tại đài phát chuông báo 5 giây rồi phát bản tin, chen ngang lịch thường, lặp theo chu kỳ đã chọn.
- Hết nguy hiểm thì bấm Dừng phát để máy ngừng lặp.
Mục lục
Khi nước sông lên nhanh hay có cháy rừng, đài xã cần đưa thông báo ra loa trong vài phút, không thể chờ dựng một chương trình 15 phút. Chế độ phát khẩn cấp của Truyền Thanh AI làm đúng việc đó, mà vẫn giữ bước lãnh đạo duyệt. Hướng dẫn dưới đây đi trọn quy trình, từ lúc mở màn khẩn cấp đến lúc dừng phát.
Chế độ phát khẩn cấp làm được gì?
Chế độ phát khẩn cấp biến vài câu nội dung hoặc một công văn thành bản tin khoảng 90 giây, đọc bằng giọng AI, rồi gửi duyệt gấp và phát ngay khi được duyệt. Toàn bộ chạy trên một màn hình nền đỏ riêng, tách khỏi màn làm bản tin thường ngày.
| Điểm khác | Chương trình thường ngày | Bản tin khẩn cấp |
|---|---|---|
| Độ dài | Theo khung giờ, ví dụ 15 phút | Khoảng 90 giây |
| Phút của gói | Tính khi dựng bản hoàn chỉnh | Không tính |
| Gửi duyệt | Sau khi cán bộ biên tập xong | Tự gửi ngay sau khi dựng, tới tất cả người duyệt |
| Phát | Đúng giờ của khung | Chen ngang lịch, có chuông báo, lặp theo chu kỳ |
Bản tin khẩn vẫn phải được duyệt trước khi phát. Đây là nguyên tắc chung của Truyền Thanh AI: không chương trình nào lên loa khi chưa có người có thẩm quyền duyệt.
Chuẩn bị gì từ trước khi có sự cố?
Ba việc nên làm từ hôm nay, vì lúc khẩn cấp không có thời gian:
- Người duyệt có số điện thoại: quản trị xã mời đủ lãnh đạo có quyền duyệt (vai trò Trưởng ban biên tập) ở Cài đặt › Người dùng & phân quyền. Số điện thoại trong tài khoản của họ sẽ hiện trên màn chờ duyệt để gọi.
- Thông báo đẩy: mỗi người duyệt vào Tài khoản của tôi, bật Nhận thông báo đẩy trên điện thoại.
- Máy phát tại đài: máy tính nối âm ly đang mở trang Máy phát tại đài và đã bấm Bắt đầu ca phát, xem hướng dẫn máy phát tại đài.
Bước 1: Mở màn Phát khẩn cấp và chọn loại tin
- Ở thanh bên trái, bấm nút đỏ PHÁT KHẨN CẤP. Màn Phát khẩn cấp nền đỏ mở ra.
- Ở mục Loại tin khẩn, chọn một trong bốn ô: Thiên tai (bão, lũ, sạt lở), Dịch bệnh (người, vật nuôi), Cháy nổ (cháy rừng, cháy nhà) hoặc Khác (điện, nước, an ninh).
Bước 2: Nhập nội dung hoặc tải công văn
Chọn Nhập nội dung khi chỉ có thông tin miệng hoặc tin nhắn, chọn Tải công văn khi đã có văn bản.
- Với Nhập nội dung, gõ vào ô Nội dung tin khẩn: việc gì, ở đâu, khi nào, bà con cần làm gì. Dòng gợi ý dưới ô báo độ dài đã phù hợp cho bản tin khoảng 90 giây chưa.
- Với Tải công văn, bấm Chọn tệp công văn, chọn tệp PDF hoặc ảnh chụp, tối đa 20 MB, chờ hiện "Đã tải lên".
Không cần viết thành văn phát thanh: AI viết lại thành lời đọc ngắn, rõ, giữ đúng giờ giấc và địa điểm. Muốn có sẵn các mẫu theo từng loại sự cố, xem mẫu thông báo khẩn cấp trên loa.
Bước 3: Đặt phát lặp và tạo bản tin
- Ở ô Phát lặp lại, chọn Không lặp lại, Mỗi 10 phút, Mỗi 15 phút, Mỗi 30 phút, Mỗi 1 giờ hoặc Mỗi 2 giờ.
- Nếu chọn lặp, điền Đến ngày và Đến giờ, tức lúc máy ngừng lặp. Thời điểm này phải ở tương lai.
- Bấm Tạo bản tin khẩn.
Màn hình chuyển sang phần theo dõi với ba bước Tạo bản tin, Chờ duyệt, Phát. Thanh tiến độ hiện từng việc: đọc nội dung, lập dàn bài, viết bản tin, dựng giọng đọc, gửi yêu cầu duyệt.
Bước 4: Chờ duyệt gấp và gọi người duyệt
Khi bản tin dựng xong, phần mềm tự gửi yêu cầu duyệt gấp tới tất cả người duyệt cùng lúc, qua thông báo trong ứng dụng, thông báo đẩy và email. Trang duyệt của họ mang nhãn đỏ Cần duyệt gấp.
Trên màn của cán bộ, khung Đang chờ duyệt hiện:
- trình phát để cán bộ nghe lại bản tin trong lúc chờ;
- danh sách người duyệt với chức danh, số điện thoại và nút Gọi ngay;
- nút Sao chép link duyệt (gửi Zalo). Người duyệt mở link qua Zalo cần nhập mã PIN duyệt của mình.
Đừng chỉ chờ thông báo: bấm Gọi ngay để báo lãnh đạo mở link. Cách duyệt trên điện thoại có trong bài hướng dẫn duyệt chương trình trên điện thoại. Màn hình tự cập nhật khi có kết quả.
Bước 5: Phát ngay và dừng khi hết nguy hiểm
Được duyệt, màn hình báo Đã duyệt, sẵn sàng phát cùng chu kỳ lặp đã chọn.
- Nếu máy tính nối âm ly đang chạy Máy phát tại đài, bản tin được phát ngay ở máy đó, không cần bấm thêm. Máy phát chuông báo 5 giây, rồi phát bản tin, chen ngang chương trình đang phát nếu có.
- Nút Phát ngay mở trang Máy phát tại đài trên chính máy đang dùng. Chỉ bấm khi máy này nối với âm ly.
- Nút Tải MP3 tải bản tin về để đưa vào phần mềm quản lý loa đang dùng, với xã dùng truyền thanh IP.
Máy tự lặp theo chu kỳ đến giờ đã đặt. Hết nguy hiểm sớm hơn dự kiến, mở lại màn Phát khẩn cấp, ở thẻ Bản tin khẩn đang hiệu lực bấm Dừng phát rồi xác nhận. Máy phát tại đài ngừng và không lặp lại bản tin đó nữa; thao tác được ghi vào nhật ký.
Nếu gặp trục trặc thì làm gì?
- Nếu người duyệt yêu cầu sửa thì màn hình báo "Người duyệt yêu cầu sửa bản tin". Bấm Mở chương trình, đọc ý kiến, sửa rồi bấm Gửi duyệt.
- Nếu báo "Không tạo được bản tin khẩn" thì bấm Tạo lại, hoặc Mở chương trình để sửa và dựng âm thanh như chương trình thường.
- Nếu hiện "Chưa có người duyệt" thì xã chưa có Trưởng ban biên tập; quản trị xã phải mời ngay ở Cài đặt › Người dùng & phân quyền.
- Nếu đã duyệt mà loa im thì kiểm tra máy phát tại đài: trang có mở không, đã bấm Bắt đầu ca phát chưa, dây âm thanh còn cắm không.
- Nếu gói đã hết phút thì vẫn tạo được bản tin khẩn, vì bản tin khẩn không trừ phút.
Chuẩn bị chế độ khẩn cấp cho xã
Những phút đầu của thiên tai cần một quy trình đã tập trước. Bài phát thanh khẩn cấp khi thiên tai gợi ý việc cần làm trong 30 phút đầu. Xem thêm giải pháp phát thanh khẩn cấp.
Muốn tập thử với tài khoản thật, đăng ký dùng thử miễn phí, mời lãnh đạo xã làm người duyệt, rồi tạo một bản tin khẩn thử nghiệm.